На основу претходног искуства и релевантних докумената који регулишу ову област, Академија је, уз поштовање свих организационих и процедуралних специфичности сваког органа јавне управе појединачно, креирала предлог Корака у спровођењу анализе потреба за стручним усавршавањем запослених у јавној управи а који се пре свега заснива на Упутству о методологији за утврђивање потреба за стручним усавршавањем у органима јавне управе. Овај документ је намењен запосленима у јединицама за кадрове и одговорним лицима за управљање кадровима који спроводе анализу потреба за стручним усавршавањем, односно контакт особама одређеним за сарадњу са Академијом и представља смернице за даљи рад.
Поступак анализе потреба за стручним усавршавањем се у пракси може разликовати у односу на услове у којима се спроводи. Зато је важно разумети сврху саме анализе и у складу са тим користити погодне алате за добијање најквалитетнијих информација. У зависности од врсте података (квантитативни или квалитативни), на располагању су нам различите технике (детаљније у Технике за прикупљање података).
Уколико се први пут спроводи анализа потреба за стручним усавршавањем, препорука је да се првенствено уради темељна анализа доступних података, односно анализа стратешке документације уз помоћ протокола за анализу садржаја (детаљније у Протоколу за анализу садржаја са анализираним елементима).
Осим документације, у овом процесу су кључни извори информација и: 1) руководиоци органа, 2) руководиоци ужих унутрашњих јединица и 3) запослени. Када говоримо о руководиоцима органа и ужих унутрашњих јединица, погодна техника за прикупљање овакве врсте података је полуструктурирани интервју. Овај инструмент даје истраживачу структуру, али и слободу да “продуби“ теме које су релевантне за сам поступак и интерпретацију добијених информација. У односу на њихове надлежности, улоге и компетенције, садржај инструмента за руководиоце органа и руководиоце ужих унутрашњих јединица ће се значајно разликовати. Детаљније о предлогу инструмента за разговор са руководиоцима органа можете видети у документима Водич за разговор са руководиоцем органа и Закључци са састанка са руководиоцем органа. Предлог инструмента за разговор са руководиоцима ужих унутрашњих јединица можете видети у документу Образац за разговор са руководиоцима већих организационих јединица. Као полазна основа за анализу и разговоре може се користити и Индивидуални план развоја запосленог који заједнички дефинишу руководилац уже унутрашње јединице и службеник.
За прикупљање података од стране запослених, најчешће коришћени инструменти су упитник и фокус групе. Упитник представља технику за прикупљање квантитативних података на великом узорку или чак читавој популацији. Упитник је једноставан за администрирање и у широкој је употреби. У циљу обезбеђивања квалитета и једнобразности, Академија је припремила примере упитника за прикупљање индивидуалних потреба запослених у јавној управи.
На линку можете преузети пример Упитника за процену индивидуалних потреба за државне службенике за 2025. годину.
На линку можете преузети пример Упитника за процену индивидуалних потреба за запослене у јединицама локалне самоуправе за 2025. годину.
Са друге стране, фокус група је техника прикупљања квалитативних података кроз вођену дискусију. С обзиром на то да квалитет прикупљених података умногоме зависи од способности модератора да води дискусију, Академија је припремила документ Упутство за спровођење фокус групе и документ Фокус групе као кратак водич онима који учествују у овом процесу.
Сумирани преглед потреба за стручним усавршавањем на нивоу свих организационих јединица представља извештај о резултатима анализе потреба за обуком и развојем запослених у органима управе (Структура извештаја). На основу података у извештају креирају се програми обука Академије, као и посебни програми обука појединачних органа управе. Податке у делу извештаја значајне за креирање програма обука Академије, орган у електронској форми доставља Академији до 15. маја.
На линку можете попунити редован годишњи извештај државних органа о организационим потребама за стручним усавршавањем у 2025. години који се у складу са Упутством о методологији за утврђивање потреба за стручним усавршавањем у органима јавне управе доставља Националној академији за јавну управу, односно на линку можете попунити редован годишњи извештај за јединице локалне самоуправе.
Национална академија за јавну управу врши развој методологије и стандардних инструмената који омогућавају континуирано и флексибилно праћење и прилагођавање програма обуке у складу са потребама органа управе и спроводи поступак утврђивања потреба за програме које припрема и спроводи. Академија такође пружа стручну подршку органима приликом спровођења поступка анализе потреба. Органи се могу обратити Академији путем мејла tna@napa.gov.rs уколико им је потребан савет, консултације и/или обука у вези са поступком анализе потреба или неким од њених фаза, помоћ приликом креирања или примене инструмената за прикупљање података, дефинисања тема за посебан програм и слично. Путем истог мејла може се заказати индивидуална онлајн менторска сесија.